【仕事の段取り組みが苦手マン】な仲間へ。

「わたし(ぼく)、段取り苦手マン。タスクを散らかすのが大得意!」

でも本当は、克服したいと思っていますよね。
もしそう思っているのなら、いっしょに頑張りませんか。

仕事の段取り苦手マンを卒業するために、段取り組みの手続きを書きました。

作業のゴールを言語化する

「なぜこの作業をするのか?」を言葉にします。

以下に、編集の仕事で行った「ペルソナ作り」の具体例を示します。

作業のゴール:関係者(マーケティング担当者・営業企画・ライター)の間で、ターゲットとなる人物像をドキュメント化し、共有すること

Webマーケティングで使われる「ペルソナ」は、商材・サービスの理想的な利用者像のことを指します。

この人物像がブレている場合、マーケティングの場合は「誰に向けて企画を考えるのか」、ライターの場合「誰に向けて文章を書くのか」という着想の大元が狂います。

PCユーザ・スマホユーザー、男性・女性など、この「誰に」が変われば企画の中身や文章の雰囲気も変化します。ですから共通の人物像をアタマの中に描くことは超重要なのです。

「なぜペルソナづくりをするのか?」→「企画のブレを抑えるため」
「具体的な作業のゴールは?」→関係者(マーケティング担当者・営業企画・ライター)の間で、ターゲットとなる人物像をドキュメント化し、共有すること

やや専門的な話に寄ってしまいましたが、ゴールを言語化していくイメージはつかめたでしょうか。

現状の問題点を箇条書きにする

次に現状を見つめ、ゴールとのギャップを描いていく作業です。
ここはスピード重視で、思いつくままに箇条書きにしていきます。

【例】

・ターゲット像が共有できていない
・社内にマーケティング人材が不足している
・決めたことをドキュメント化する習慣がない
・企画~ライターへの依頼、入稿までの仕組みがない

ギャップを埋める方法を書き出す

ここまで行うと、ゴールと現在とのギャップを描くことができます。
今度はギャップを埋めるための施策を書き出していきます。
問題点ごとに書いていくのがコツです。

【例】

┗ターゲット像が共有できていない
 ┗言語化し、ドキュメントにする(写真もあるとなお良し?)

┗社内にマーケティング人材が不足している
 ┗採用、顧問コンサルタント、あるいはフリーランスの人材に手伝ってもらう

┗決めたことをドキュメント化する習慣がない
 ┗ルールをつくる、チャットを導入する

┗企画~ライターへの依頼、入稿までの仕組みがない
 ┗社内に編集部を発足する、外部の人材に仕組みづくりをお願いして徐々に内製化

緊急度・重要度で順位付け

ギャップを埋める方法を書いたら、緊急度・重要度という指標で重み付けをします。これはぼく自身もまだ模索中でして、いい感じのモノサシがみつかったらもっとスピードアップすると思います。

いずれにせよ段取りに時間を掛けすぎてもよくないので、スピード重視で取り組みましょう。

【例】

┗ターゲット像が共有できていない
 ┗言語化し、ドキュメントにする(写真もあるとなお良し?) 
  ┗重要度…5
  ┗緊急度…5

┗社内にマーケティング人材が不足している
 ┗採用、顧問コンサルタント、あるいはフリーランスの人材に手伝ってもらう
  ┗重要度…5
  ┗緊急度…3

┗決めたことをドキュメント化する習慣がない
 ┗ルールをつくる、チャットを導入する
  ┗重要度…4
  ┗緊急度…5

┗企画~ライターへの依頼、入稿までの仕組みがない
 ┗社内に編集部を発足する、外部の人材に仕組みづくりをお願いして徐々に内製化
  ┗重要度…5
  ┗緊急度…2

こんな風にして仮の数字を振って、順位付けをします。

※ここで悩みすぎると作業に進めないので、仮の数字というのは忘れずに。
あくまでも順番をつけて目の前の作業に集中するためのものです。

ここまでやると、大分あたまがスッキリしてきます。早いときは10分くらい、遅いときは30分くらいかかります。

作業項目を書き出す

順番が決まったら実作業に取り組む段階です。
慣れた作業であればそのままGO、初めての作業であれば作業項目を書き出します。

【例】

ペルソナ像を言語化し、ドキュメントにする(写真もあるとなお良し?) 
 ┗利用者の属性情報(年齢・性別・職業など)をヒアリング
 ┗スプレッドシートにヒアリングフォーマットを作成
 ┗仕入れた情報をフォーマットに書き込んでいく
 ┗埋めたものを眺めて人物像が浮かぶかをチェック
 ┗顔写真や名前をつける

作業項目を分解するコツ:身近な作業を試しに分解すること

作業項目を書き出す作業に取り組むと、たぶん「ぐぬぬ…」と躓きます。
最初は身近なものから取り組んで、その流れを他の作業にも応用するという方法がいいと思います。

「歯磨き」を例に手続きを書いてみます。

【作業項目の分解例:歯磨き】 

┗デンタルフロス、歯間ブラシ、プラウト、歯ブラシを用いる(道具)
┗歯磨き粉は、普通の歯磨き粉、フッ素ジェルコート(道具)
┗時間は15分以内(時間制限)
┗右上奥歯から磨き始める(手続き)
┗左に進み、奥歯までいったら左下奥歯から右へ(手続き)  
┗プラウトは、奥歯の際、臼歯の溝、歯ブラシの届きにくい場所に用いる (条件分岐)
           

お風呂での身体を洗う順番でも、朝起きてから家を出るまでの作業でもOKです。日常になっている作業を、こんな風に分解してみることをオススメします。

上記の例だと、道具・時間制限・手続きという順番に登場していますが、手続きを書いていくうちに道具や時間制限が登場する場合もあります。

作業によって書き方が変わる場合もあると思います。
ポイントは、他人がそれを読んで、同じような作業ができるように書くことです。

まとめ

最初から精度高く書いていくのは大変だと思います。
10分とか30分とか時間制限を設けて、繰り返しながら慣れていきましょう
(無意識レベルでできるようになりたいですよね…!)。

以下、段取り組みのための質問項目をまとめたのでジャンジャン使ってください。

┗作業の目的は?

┗現状の問題は?

┗ギャップを埋めるための施策(仮説)は?

※思いつく限り書いていく

┗緊急度・重要度で順位付け

┗作業項目を書き出す
┗各作業項目に締切を設ける
┗”どこで・何分間やるのか”を書く

目指せ、脱・段取り苦手マン!

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ABOUTこの記事をかいた人

編集者。メディアづくり・チームづくり・コーチング(編集の)が得意。生きづらさを市場化すべく試行錯誤中。薬を飲むの苦手、手数の多い単純作業苦手、声の大きい人苦手、飲み会苦手。根性叩き直し中。目標はリオネル・滅私。