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伝わりやすいメールの書き方【簡易テンプレ付き】

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こんにちは。エーサです。

みなさんは、メールが書けない…!と悩んだことはありませんか。
ぼくはあります。この内容で伝わるだろうかと、送信ボタンを押すドキドキ。

あまりにも量が増えると、メールの返事だけで1〜2時間くらいかかったり。
それでは仕事が進められません。

そこで原因を考えて、自分なりに学んだことをまとめました。
最後に簡単なテンプレ(情報整理シート)も作りましたのでお役立てください。
(かなり簡易的につくったので、随時更新するかも)

なぜ伝わりやすいメールを書けないのか

メールに苦手意識があるひとの中には、そもそも文章を書くのが苦手な方もいると思います。
まずは文章が書けない原因からお伝えしていきます。

いきなり文章にしようとするから

焦っているときはぼくも陥るのですが、いきなり文章を書こうとすると、大概は書けません。
なぜかというと、頭の中が整理されていないからです。

頭の中で情報が整理されていれば、スラスラと書くことができます。

いきなり文章をスラスラと書ける人は、頭の中で書くことや書く順番の整理が済んでいます。
それができないうちは、いきなり書き始めるのは控えましょう。

自分で自分の用件がわからない

「なぜか自分の言いたいことが伝わらない」と感じている人は、自分で自分の用件を把握していない可能性があります。

例えばよく聞くホウレンソウ(報告・連絡・相談)。
あなたはメールを作成する際に、報告、連絡、相談のうちどれをしようとしているのか把握しているでしょうか。

これを明確にするだけでもだいぶ書きやすさが変わります。
あと自信を持って書けるので、気持ちの負担が減ります。

伝わるメールを書くには

つづいて、どうしたら伝わるのかを説明します。
コツはたったこれだけです。

要件を始めに示し、決まった順番で書く

はじめに要件を示すことで、相手にどんな用事があるのかを伝えます。
つづいて、報告や連絡、相談等の内容を伝えます。

ぼくは以下の順番で伝えています。
なぜこの順番なのかはあとで解説します。

  • 用件
  • 内容
  • いつまでに返事が欲しいか

優先順位をあげてもらおう

ぼくが上記の順番でメール文書を作成するのは、優先的にお返事をいただきたいためです。

まず、読みにくいものは無視されます(もしくは、時間のある時に読む)。
立場が反対になった時のことを想像するとわかりやすいです。

時間が作れない場合、読みにくいメールは後回しにしますよね。
ですから、読む際の消費カロリーが少ないメールが優先的に読まれることになります。

また「いつまでに返事が欲しいか」という情報も重要です。
催促するようで心苦しいかもしれませんが、実は、相手に考えさせる必要がなくなるのです。

メールを受け取った側は内容を見て「いつまでに返そうか」と考えます。
この作業、実はけっこう面倒なのです。

数十秒程度で返信できるものなら平気ですが、
5分も10分もかかる内容のものでは一旦返事を置くこともありえます。

となると「いつまでに返せばいいのかな」と考え始めるのです。
この負担を減らすのが返信期限を提示することです。

もし相手がそれを過ぎそうであれば「過ぎそうです」くらいの返事をサッと送ることができます。

【テンプレ】情報整理シート

メール作成時に使える情報整理シートのテンプレを作りました。
どうぞ、コピペしてじゃんじゃん使って下さいませ。

情報の整理シート

・コミュニケーションの種類は?

報告・連絡・質問・相談

・伝える情報は?

いつ:
どこで:
誰が:
なに:
なぜ:
どのように:

・より重要な情報は?

自分でルールを決めて、番号を振りましょう。
重要な情報から順番に並べます。

重要度がわからない場合は、その旨を相手に伝え、「優先度が高いのは〇〇でしょうか?」などのように質問するとよいかと思います。

それでは。( ´ ▽ ` )ノ

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About エーサ(Eita Sato)

移動型のライター・編集者。3ヶ月〜1年スパンで拠点が変わる。得意ジャンルは旅・ライフスタイル・テクノロジー。インタビューが好き。 趣味は旅・読書・ランニング・喫茶店巡り。旅は、現地に紛れ込んでその土地の空気感を肌で感じ取るスタイル。

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