業務マニュアル作成に不可欠な5つのコツ【忘備録】

業務効率化や仕事の引き継ぎのためには、業務マニュアルの作成が有効。
とはいえ通常業務が忙しくて、なかなか手を付けられない。

そんな方のために、業務マニュアル作成のコツを5つに絞って紹介します。

誰が読むのか?

そのマニュアルを利用するのは、誰でしょうか。
会社の後輩、業務の引き継ぎをする同僚、外部委託先のクリエイターetc…

さらには、利用する場面を思い浮かべると効果的です。
オフィス内でブラウザを立ち上げながら用いるのか、印刷をしてオフラインでも利用するのか、想像力をふんだんに働かせます。

「利用する人」「利用する場面」を紙に書き出してみましょう。

【誰】に不足している情報は?

誰が・どんな場面で利用するのかを考えたら、 マニュアルを、利用者の”不足を補うもの”として捉えます。どんな情報を補えば、利用者は業務を遂行できるかを箇条書きに。

ぼくは過去に「SEOを意識したブログ記事執筆マニュアル」を作成したことがあるのですが、作成に取り掛かる前に、利用者に対して質問をしました。

「Webサイトは階層構造になっていることをご存知ですか?」「HTMLの基本的な知識はありますか?」「HTMLタグによる装飾はできますか?」といった風に質問をし、掲載する項目を決めていきました。

「その人は何を知ったら、その作業ができるようになるか?」

このように問いかけることがコツかと思います。

伝える順番は?

「どういう順番で伝えたらよいのか」を仮に組みます。

不足している情報を書き出せたら、マニュアルに掲載する項目が出揃います。掲載項目の順番決めは、最初はスピード重視でOKです。

というもの最初から最適解を導き出すことは難しいためです。
実際に作成していく段階で修正作業が発生していきます。

例えば、「HTMLはタグによって囲む」というルールと「Webサイトは階層構造になっている」というの基本的な知識を伝える場合、どちらが先になっても実際の作業には支障がありません。

個人的には階層構造になっているという前提を理解したあとにHTMLを理解したほうがスムーズに進むと考えていますが(例えが偏っていて恐縮です…)。

下記は、実際に作成した業務マニュアルの骨格です。

タイトル

▼ マニュアル概要 ▼

▼ もくじ ▼

ー検索エンジンとWebサイト

 ┗Webサイトは階層構造になっている
 ┗検索エンジンは構造を読む
 ┗サイト上の文章も構造を意識する必要がある

ーHTMLタグによって検索エンジンに構造を伝える

┗pタグ

┗hタグ

┗ul・ol、li タグ

ーHTMLタグの付け方

 ┗タグ付けのルール

▼文書が階層構造になっているイメージ図▼

▼構造的に書かれた文書(例)▼

ーWeb上の記事における必須項目

 ┗タイトル
 ┗ディスクリプション 
 ┗リード文
 ┗見出し
 ┗本文
 ┗締めの文

※それぞれの項目を例示をもって説明

ーSEOキーワードの含め方のコツ

 ータイトル、ディスクリプション、リード文、締めの文の場合
 
 ー見出しの場合

 ー本文の場合

ータイトル付けのコツ

いつまでに作るのか?

マニュアルの制作期限を決めます。
期限を決めないと、作成しないままズルズルと時間だけが過ぎていきます。

3日後が納期、1週間後が納期、といった風に期限をきめましょう。

誰が作るのか?

マニュアルの制作担当者を決めます。

発案者がマニュアルをつくるのが一番スムーズですが、場合によっては誰かに依頼することも検討します。

作成した骨組みにしたがって、外部のライターにインタビューしてもらい、仕事の手続きをまとめてもらう方法も有効です。

業務マニュアル作成のコツまとめ

業務マニュアル作成のコツをおさらいすると以下の通りです。

***

  • 誰が利用するのか?
  • その人の不足を補うものがマニュアル
  • 掲載項目の順番は制作しながら詰めていく
  • 期限・制作者を決める

***

ルーティーン化、自動化できる作業はどんどん効率化を進め、取り組むべき作業に集中していきましょう。

ABOUTこの記事をかいた人

編集者。メディアづくり・チームづくり・コーチング(編集の)が得意。生きづらさを市場化すべく試行錯誤中。薬を飲むの苦手、手数の多い単純作業苦手、声の大きい人苦手、飲み会苦手。根性叩き直し中。目標はリオネル・滅私。