こんにちは。エーサです。
みなさんは、メールが書けない…！と悩んだことはありませんか。
ぼくはあります。この内容で伝わるだろうかと、送信ボタンを押すドキドキ。
あまりにも量が増えると、メールの返事だけで１〜２時間くらいかかったり。それでは仕事が進められません。
そこで原因を考えて、自分なりに学んだことをまとめました。最後に簡単なテンプレ（情報整理シート）も作りましたのでお役立てください。
（かなり簡易的につくったので、随時更新するかも）
なぜ伝わりやすいメールを書けないのか
メールに苦手意識があるひとの中には、そもそも文章を書くのが苦手な方もいると思います。
まずは文章が書けない原因からお伝えしていきます。
いきなり文章にしようとするから
焦っているときはぼくも陥るのですが、いきなり文章を書こうとすると、大概は書けません。
なぜかというと、頭の中が整理されていないからです。
頭の中で情報が整理されていれば、スラスラと書くことができます。
いきなり文章をスラスラと書ける人は、頭の中で書くことや書く順番の整理が済んでいます。
それができないうちは、いきなり書き始めるのは控えましょう。
自分で自分の用件がわからない
「なぜか自分の言いたいことが伝わらない」と感じている人は、自分で自分の用件を把握していない可能性があります。
例えばよく聞くホウレンソウ（報告・連絡・相談）。
あなたはメールを作成する際に、報告、連絡、相談のうちどれをしようとしているのか把握しているでしょうか。
これを明確にするだけでもだいぶ書きやすさが変わります。
あと自信を持って書けるので、気持ちの負担が減ります。
伝わるメールを書くには
つづいて、どうしたら伝わるのかを説明します。
コツはたったこれだけです。
要件を始めに示し、決まった順番で書く
はじめに要件を示すことで、相手にどんな用事があるのかを伝えます。
つづいて、報告や連絡、相談等の内容を伝えます。
ぼくは以下の順番で伝えています。
なぜこの順番なのかはあとで解説します。
- 用件
- 内容
- いつまでに返事が欲しいか
優先順位をあげてもらおう
ぼくが上記の順番でメール文書を作成するのは、優先的にお返事をいただきたいためです。
まず、読みにくいものは無視されます（もしくは、時間のある時に読む）。
立場が反対になった時のことを想像するとわかりやすいです。
時間が作れない場合、読みにくいメールは後回しにしますよね。
ですから、読む際の消費カロリーが少ないメールが優先的に読まれることになります。
また「いつまでに返事が欲しいか」という情報も重要です。
催促するようで心苦しいかもしれませんが、実は、相手に考えさせる必要がなくなるのです。
メールを受け取った側は内容を見て「いつまでに返そうか」と考えます。
この作業、実はけっこう面倒なのです。
数十秒程度で返信できるものなら平気ですが、
5分も10分もかかる内容のものでは一旦返事を置くこともありえます。
となると「いつまでに返せばいいのかな」と考え始めるのです。
この負担を減らすのが返信期限を提示することです。
もし相手がそれを過ぎそうであれば「過ぎそうです」くらいの返事をサッと送ることができます。
【テンプレ】情報整理シート
メール作成時に使える情報整理シートのテンプレを作りました。
どうぞ、コピペしてじゃんじゃん使って下さいませ。
情報の整理シート
・コミュニケーションの種類は？
報告・連絡・質問・相談
・伝える情報は？
いつ：
どこで：
誰が：
なに：
なぜ：
どのように：
・より重要な情報は？
自分でルールを決めて、番号を振りましょう。
重要な情報から順番に並べます。
重要度がわからない場合は、その旨を相手に伝え、「優先度が高いのは〇〇でしょうか？」などのように質問するとよいかと思います。
それでは。( ´ ▽ ` )ﾉ
